E-Rechnung für gemeinnützige Vereine: Wichtige Änderungen ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine bedeutende Neuerung für gemeinnützige Vereine in Kraft: die Pflicht zur elektronischen Rechnung, kurz E-Rechnung. Diese Änderung betrifft sowohl den Empfang als auch das Ausstellen von Rechnungen und bringt einige Herausforderungen, aber auch Chancen mit sich.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung unterscheidet sich von herkömmlichen digitalen Rechnungsformaten wie PDF dadurch, dass sie in einem strukturierten elektronischen Format (XML-Daten nach EU-Norm) erstellt wird[2]. Dieses Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche, was den gesamten Rechnungsprozess effizienter und transparenter gestaltet[1][3].
Pflichten für gemeinnützige Vereine
Alle gemeinnützigen Vereine, unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Umsatz, müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten[1][5]. Dies bedeutet, dass Vereine die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer E-Rechnung schaffen müssen, was in der Regel eine entsprechende Software erfordert[7].
Ausstellung von E-Rechnungen
Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten unterschiedliche Regelungen:
- Vereine, die als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gelten, müssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen, wenn sie Leistungen für andere Unternehmen oder juristische Personen erbringen[1][2].
- Für Vereine mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro im Vorjahr gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Sie dürfen bis dahin weiterhin Papierrechnungen oder einfache elektronische Rechnungen (z.B. PDF) ausstellen[3][5].
Ausnahmen und Sonderregelungen
Es gibt einige Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht:
- Bei steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Bei Rechnungen unter 250 Euro
- Wenn Rechnungsempfänger oder -ersteller nicht im Inland ansässig sind[2][7]
Vorbereitung auf die E-Rechnung
Vereine sollten sich frühzeitig mit der Umstellung befassen und geeignete Software-Lösungen implementieren. Für den Empfang von E-Rechnungen reicht grundsätzlich ein E-Mail-Postfach aus, jedoch ist eine spezielle Software für die Verarbeitung unerlässlich[4][5].
Zusammenfassung:
- Ab 1. Januar 2025 müssen alle gemeinnützigen Vereine E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- E-Rechnungen sind maschinenlesbare Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format.
- Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten je nach Vereinsgröße und -umsatz unterschiedliche Fristen bis spätestens 2028.
- Es gibt Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht, z.B. für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.
- Vereine müssen rechtzeitig die technischen Voraussetzungen für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen schaffen.
Literatur-Nachweise und weiterführende Links:
[1] https://vereinsplaner.de/c/e-rechnung-fuer-deutsche-vereine
[2] https://www.weko-respond.de/images/SRS_eRechnung_ab_2025.pdf
[3] https://www.sportbund-rheinland.de/news-center/newsdetails/Die%20E-Rechnung%20wird%20ab%2001.01.2025%20auch%20f%C3%BCr%20gemeinn%C3%BCtzige%20Vereine%20Pflicht-3786
[4] https://www.hausdesstiftens.org/die-e-rechnung-ab-2025-pflicht/
[5] https://www.vereinsticket.de/neuigkeiten/einfuehrung-der-e-rechnung-ab-2025-das-muessen-vereine-beachten
[6] https://www.skala-campus.org/artikel/e-rechnung-pflicht/
[7] https://fzf.de/e-rechnung-betrifft-auch-vereine/
[8] https://www.solidaris.de/aktuelles/die-e-rechnung-kommt-das-sollten-gemeinnuetzige-organisationen-wissen
[9] https://vereinsknowhow.de/newsletter/471.pdf
[10] https://www.wolterskluwer.com/de-de/expert-insights/e-rechnungspflicht-fuer-vereine
[11] https://www.deutsche-stiftung-engagement-und-ehrenamt.de/aktuelles/e-rechnungen-wissen-was-richtig-ist/
